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A implementação de uma solução de digitalização possibilita a obtenção de ganhos sensíveis ao nível operacional e produtivo, mas também mais valias resultantes da redução de diversos custos “não essenciais” da actividade da sua empresa.
A primeira pergunta que um gestor deve colocar a ele próprio é: Quais as diferenças entre um arquivo físico e um arquivo digital? E de seguida : Destas duas opções, qual é a mais eficiente, produtiva, e com um menor custo a curto, médio e longo prazo para a minha empresa?
Na resposta a estas questões surgem como evidentes as vantagens e benefícios inerentes à implementação de uma solução de arquivo digital :
 Redução dos custos de cópia e impressão (papel, toners, tinteiros, manutenção)
Redução dos custos de gestão e manutenção do arquivo (espaço físico, recursos humanos, estrutura utilizada, pastas)
Redução do tempo gasto na pesquisa de documentos, fruto da facilidade no acesso à informação, uma vez que poderá pesquisar documentos sem precisar de sair do seu posto de trabalho
Estruturação e organização da informação, através da definição de critérios de catalogação e classificação dos documentos, com consequentes ganhos de produtividade
Possibilidade de acesso simultâneo ao mesmo documento por vários utilizadores, em locais geográficos diferentes
Rápido e fácil manuseio e distribuição da informação por toda a estrutura da sua organização, permitindo um eficiente workflow da documentação
Elevado nível de segurança da informação, proporcionado não só pela possibilidade de realização de backups, mas também pela possibilidade de parametrização de diferentes graus de acesso aos documento
Todas estas vantagens, permitem uma redução siginificativa dos custos com o manuseamento do papel, bem como um aumento exponencial da eficácia interna da empresa, com consequente melhoria dos níveis de serviços prestados aos seus clientes.
Tendo em conta as evidentes vantagens, a questão seguinte a colocar será:
Para obter todos estes ganhos basta colocar os meus documentos em papel dentro de um scanner?
Na resposta a esta pergunta reside a chave do sucesso de qualquer processo de digitalização. Um processo de digitalização, independentemente do seu volume e dimensão não poderá deixar de obedecer a um conjunto de requisitos e melhores práticas a que faremos referência. |
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